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マネーフォーワードクラウド会計・経費とScanSnapを連携!領収書をスキャンして経理業務を効率化。

2018年11月、『MFクラウド』の各サービスは、『マネーフォワード クラウド』にサービス名称が変更となりました。
詳細は公式サイトをご確認ください。
https://support.biz.moneyforward.com/account/news/important/20181015.html
ふきー
領収書たまちゃって。会計ソフトに入れるのが面倒すぎる!!

同じ悩みを抱えた人が多いのではないでしょうか?

規模が大きくない個人業主や企業にとって領収書やレシートの経理処理はなかなか重たい作業です。

ふきー
私も経理専属の人を雇えるほど規模が大きくないので、代表である私がお金の管理から経理業務までの大半をやっています(汗)

そんな小規模事業者にとってスーパーヒーロー的存在なのが

マネーフォーワードクラウド会計

freee(フリー)

弥生会計

クラウド会計三銃士です!!(勝手に私が呼んでいる)

各会計サービスでも領収書問題は考慮されていて、効率よく会計に取り込みができるようになっています。

今回は私が実際に使っているマネーフォーワードクラウド会計」で領収書を効率的に会計に反映させる方法をご紹介したいと思います。

この記事を読めば、領収書に使う時間を少しでも短縮できることでしょう!

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この記事でわかる事

マネーフォーワードクラウド会計で効率良く領収書を会計に取り込む方法

  • 領収書をScanSnapでスキャンする方法
  • マネーフォーワードクラウド会計とScanSnapを連携する”公式な”方法
  • マネーフォーワードクラウド経費とScanSnapを連携する”裏技的な”方法

マネーフォーワードクラウド会計に効率良く領収書を取り込む

下記の手順で領収書を会計に取り込んでいきます

手順1
ScanSnapのセットアップ
手順2
ScanSnapとマネーフォーワードクラウド会計を連携する
手順3
マネーフォーワードクラウド会計に領収書を取り込む
手順4
取り込んだ領収書を画面上で見ながら入力

それでは実際のやり方をご紹介します。

(1)ScanSnapをセットアップする

ScanSnapを購入する

PFUから出ている「ScanSnap」というスキャナーはご存知でしょうか。

今やビジネススキャナーの定番になりつつあります。名刺サービスの「Eight」もこのスキャナーが対応していますよね。

マネーフォーワードクラウド会計ではScanSnapは必須です。

私はiX500という機種を使用しています。

富士通 ScanSnap iX500 (A4/両面)

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99,450円(02/25 01:04時点)
Amazonの情報を掲載しています

新しい機種が出ました↓

※ScanSnap自体を初めて聞いたよって方は、下記サイトに詳しく書いてるのでこちらをご参照ください。

ゼロからはじめる「ScanSnap」第1回 – ScanSnapって何? どんなことができる? ラインナップとオススメは?

ScanSnap iX500の良いところをざっと並べると、、

  • スキャンが早い(重要!)
  • 小さい紙でも安定してスキャンする(重要!)
  • 紙詰まりした場合もパソコンの画面上からわかりやすい(重要!)
  • パソコンとの連携が良い(Wi-Fi経由)

というところでしょうか。

ふきー
スキャナーにしては結構お高めなので購入を躊躇しましたが、スキャンのストレスが軽減されたので思い切って買ってみて正解でした!

ScanSnapを持っていない方は購入しましょう。

ScanSnapのセットアップ

セットアップは下記の手順で進めていきます。

  1. ScanSnap Cloudのダウンロード
  2. ScanSnap Cloudに登録・ログイン

ScanSnap Cloudをダウンロード

下記からアプリケーションをダウンロードします。

http://scansnap.fujitsu.com/jp/downloads/scansnap-cloud.html

インストールの手順については省略します。詳しくは公式サイトをご覧ください。

http://www.pfu.fujitsu.com/imaging/scansnap-cloud/manual/

※Macで行っています。Windowsは作業が異なるかもしれません。

ScanSnap Cloudに登録・ログイン

ScanSnap Cloudのインストールが完了したら、ScanSnap Cloudにアカウントを作成します。

「初めて利用する」からアカウントを作成します。

手順は省略しますが、画面に従って登録していけばOKです。

登録が完了したらログインします。

ScanSnap Cloudにスキャナを登録

ScanSnap Cloud>環境設定 をクリックします。

「スキャナ」を選択したら画面左下の「+」ボタンでスキャナを追加します。

画面に従って登録済ませると、このようにScanSnap Cloudの画面にスキャナが反映されます。

これでScanSnap Cloudにスキャナの登録が完了しました。

(2)マネーフォーワードクラウド会計とScanSnapを連携する

この時点で、マネーフォーワードクラウド会計には登録しておいていてください。

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マネーフォーワードクラウド会計にスキャナを登録する

続いて、ScanSnap ColudとMFクラウドの連携を行います。

▼ScanSnapの「環境設定」から「スキャン設定」を選択します。「変更」をクリック。

▼「MFクラウド」を選択します。

▼「マネーフォーワードクラウド会計」のログイン画面が表示されます。ウインドウが小さくてちょっと入力しにくい…。

▼「許可する」を選択

▼無事にScanSnapとMFクラウドの連携が完了すると「MFクラウド」と表示されます。

これでScanSnap Cloudとマネーフォーワードクラウド会計の連携が完了しました。

ここまでが事前準備です。お疲れ様でした。

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(3)マネーフォーワードクラウド会計に領収書を取り込む

それでは実際に領収書を取り込んで、仕訳入力する方法をご紹介します。

ざっくりと下記の手順で進めていきます。

  1. ScanSnapで領収書のスキャン
  2. MFクラウド側で取り込み
  3. MFクラウドで仕訳入力

ScanSnapで領収書のスキャン

読み込みたい領収書をセットしてスキャンします。

▼スキャンが正常に完了すると、ScanSnap Cloudの画面には取り込んだ領収書が表示されます。

スキャンはこれで完了。

今回はテストなので1枚ですが、複数枚スキャンすることも可能です。

マネーフォーワードクラウド会計側で取り込み

スキャンした領収書をマネーフォーワードクラウド会計に取り込みます。

▼MFクラウドにログイン後、「MFクラウドストレージ」を選択します。

▼「ScanSnapと同期」をクリックします。

※ScanSnap Cloudとマネーフォーワードクラウド会計の連携が完了していないとできません。

▼同期が完了すると、さきほどスキャンした領収書がマネーフォーワードクラウド会計のストレージに表示されます。

これでScanSnapでスキャンした領収書が、マネーフォーワードクラウド会計側に取り込まれました。

(4)取り込んだ領収書を見ながら会計に仕訳入力していく

取り込んだ領収書を元に仕訳していきます。

▼「手動で仕訳」>「仕訳帳入力」を選択します。

▼新しく仕訳を作成する行で、右側の「ファイル添付マーク」をクリックします。

▼そうするとMFクラウドストレージのファイルが表示されるので、さきほどスキャンした領収書を選択。

▼領収書を見ながら仕訳を入力できるようになります。

仕訳の入力が完了すると、仕訳に対して領収書が紐づきます。

後から仕訳を見直した時に「あれ〜これ何の仕訳だったかな〜?」なんてこともなくなるので便利です!

カフェ子
手元に領収書置いて入力するのと作業時間はそんなに変わらないような…

そうなんです(笑)

実はScanSnapを使って領収書をスキャンしても、仕訳自体は手で入力しなければなりません!

ふきー
それほど効率化されてないと思いますよね…笑

なんかイマイチ効率化されてないと思ったので!!

ここからは『福井流でマネーフォーワードクラウド会計×クラウド経費×ScanSnap』のあわせ技で効率化する方法をご紹介します。

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【裏ワザ?】マネーフォーワードクラウド会計×クラウド経費×ScanSnapを連携して効率化する

なんとしても効率化して領収書をさばきたくなったのでw

マネーフォワードクラウド経費も使って無理やり効率化してやりました!

マネーフォーワードクラウド会計のデメリットは、仕訳を手入力しなければならないことでした。

そこで手入力をなくすためにマネーフォワードクラウド経費のオペレーター入力機能を使います。

参考:オペレーター入力はどんな機能ですか?

オペレータ入力とは、レシートや領収書を撮影し、オペレーターに日付/支払先/金額を代理入力させる機能となります。

おおよそ1営業日で明細登録が完了いたします。入力のお手間を大幅に削減可能です。

オペレーター入力の場合は手書きの領収書でも対応可能です。

1件毎の有料となります。

ご利用を開始するにはクレジットカードのご登録が必要となります。

「エンタープライズプラン」では、使い放題となります。

簡単に言うと、領収書をオペレーターの方が代わりに入力してくれるサービスです。

このサービスとScanSnapをうまく連携させます。

それでは手順をご紹介します!

事前準備(Mac)

マネーフォーワードクラウド経費とScanSnapを連携させるためには、MacにScanSnap、iOS端末にマネーフォーワードクラウド経費とをインストールする必要があります。

パソコンにScanSnapのダウンロード

まずはScanSnapをダウンロードします。ScanSnap Cloudではありませんのでご注意ください!

http://scansnap.fujitsu.com/jp/dl/

インストールが完了したらScanSnapとパソコンをリンクさせます。

ScanSnapの設定

詳しい設定方法はこちらのマニュアルをご確認ください。

http://scansnap.fujitsu.com/jp/brochures/

事前準備(iOS端末)

iOS端末にマネーフォーワードクラウド経費をインストール

MFクラウド経費(オペレーター入力)をするにはiOS端末にMFクラウド経費アプリを入れておく必要があります。

ダウンロードはこちらから(iOS)

https://itunes.apple.com/jp/app/mf%E3%82%AF%E3%83%A9%E3%82%A6%E3%83%89%E7%B5%8C%E8%B2%BB-%E4%BA%A4%E9%80%9A%E8%B2%BB-%E9%A0%98%E5%8F%8E%E6%9B%B8%E3%82%92%E3%82%B9%E3%83%9E%E3%83%9B%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA%E3%81%A7%E7%B5%8C%E8%B2%BB%E7%B2%BE%E7%AE%97/id1062808085?mt=8

これで事前準備は完了です。

マネーフォーワードクラウド経費とScanSnapを無理やり連携する

いよいよ、無理やり(笑)連携していきます。

手順は下記の通り。

  1. 領収書をスキャンする
  2. MacからiOS端末にAirDropで画像を送る
  3. マネーフォーワードクラウド経費(iOS端末)でオペレーター入力
  4. オペレーターが入力したデータから仕訳登録を行う

ちなみに、本来であればiOSアプリのマネーフォーワードクラウド経費を使えばScanSnapで取り込む必要がありません。

カメラで領収書を撮影するだけでオレペレーターが入力してくれます(1入力ごとに費用が発生します)。

数枚の領収書なら『カメラ撮影→オペレーター入力』でいいのですが、私のようにズボラな人は領収書を100枚溜め込んでしまうので撮ってられません!(笑)

そこで、ScanSnapで領収書を一気にスキャンして、一気にオペレーター入力できないか?と考えたのがこの方法です。

それでは手順に入っていきます。

領収書をScanSnapでスキャンする

▼まずはScanSnapで領収書をjpeg形式でスキャンします。普通にスキャンしてMacに保存してください。

AirDropでMacからiOS端末に画像を送信

▼取り込んだ画像をAirDropでiOS端末に送信。100枚以上の画像を送信したんですがめちゃ早かったです。

MFクラウド経費(iOS端末)でオペレーター入力を行う

▼MFクラウド経費を起動して右上の「+」ボタンを選択します。

▼「カメラで領収書を一括登録」を選択します。

▼「オペレーター入力モード」になっていることを確認して右上のボタンを選択します。

iOSの写真が表示されます。先ほどAirDropで取り込んだ画像(領収書)を選択します。

▼選択するとオペレーターに送信する画像が表示されます。問題なければ「データ送信」を選択します。

以上、これでオペレーターにデータが送信されました。

オペレーターの入力が完了すると登録されているメールアドレスに通知メールが届きます。100枚単位でもだいたい1〜2営業日で入力されます。早いですね。

※一度に数十枚の画像をデータ送信しようとするとアプリが落ちたりフリーズしますのでご注意ください。

オペレーターが入力したデータから仕訳登録を行う

オペレーターの入力が完了したらブラウザからマネーフォーワードクラウド経費を開きましょう。

マネーフォワードクラウド経費

▼経費一覧からオペレーター入力が完了した領収書を確認することができます。

▼経費を選択してオペレーターが入力した領収書の内容を確認します。

これで自動的にマネーフォーワードクラウド会計に仕訳が作成されます。

以上!!!

マネーフォーワードクラウド会計×クラウド経費×ScanSnapを無理やり連携する方法でした。

少し工程が多いものの、マネーフォーワードクラウド会計とScanSnap Cloudを連携して手入力するよりは、間違いなく時間が短縮されます。

(オペレーターが入力してくれてますからね)

まとめ

マネーフォーワードクラウド会計、クラウド経費、ScanSnapを使って効率良く領収書を仕訳する方法をご紹介しました。

まとめると、

仕訳は手入力でいい人
→ScanSnap Cloudとマネーフォーワードクラウド会計の連携

写真撮影で経費入力できるならそれでいい
→マネーフォーワードクラウド経費で領収書撮影、オペレーター入力を使う

ある程度自動で仕訳を作りたい
→マネーフォーワードクラウド経費とScanSnapを無理やり連動させ、オペレーター入力を使う

でした。

マネーフォーワードクラウド会計の公式機能として、ScanSnapからオペレーター入力ができるようになることを願うばかりです!

ちょっとした工夫で経理業務を効率化していきましょう!

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